Norsk Journalistlag bruker bare dine personopplysninger når vi utfører oppdrag og arbeidsprosesser med utgangspunkt i våre vedtekter, program, tiltaksplan og i vår service og assistanse overfor medlemmene. Her inngår adresseinformasjon til NJs fagblad Journalisten og bekreftelse på medlemskap til Söderberg & Partners som administrerer NJs forsikringsordninger.
Når du melder deg inn i NJ, ber vi deg om å registrere navn, fødselsnummer, statsborgerskap, privatadresse, e-post, telefon, stilling, arbeidssted, lønn, fast månedslønn eller timelønn, ansettelsestype, ansiennitet, tidligere arbeidsgivere og opplysninger om annen organisasjonstilknytning. Frilansere må i tillegg dokumentere journalistisk arbeid. Innmeldingen skjer gjennom skjema på hjemmesiden vår, og opplysningene legges inn i vårt medlemssystem.
Medlemssystemet og NJs saksarkiv er levert av det norske selskapet Mysoft ASA som bruker det skybaserte Microsoft Dynamics 365. Lagring skjer i Mysofts egen sky på maskiner i Norge. Medlemsinformasjon kan også lagres i skybaserte Microsoft Office 365 som driftes med to-faktor sikkerhet av Skykontoret AS i Oslo. I en overgangsfase er sikkerhetskopier av noe medlemsdata lagret på servere tilhørende Zetta.io Technology AS i Oslo. NJ, Mysoft og delvis Skykontoret har tilgang til medlemsopplysninger. Opplysningene deles ikke med andre utenom organisasjonen. Klubbledere og tillitsvalgte har adgang til kontaktopplysninger gjennom passordbeskyttet nettilgang. Taushetserklæringer er inngått med Mysoft og Skykontoret vedrørende informasjon i de respektive lagringsområdene.
NJ leverer advokattjenester og benytter da saksarkivet. Det er nødvendig for advokatene å lagre opplysninger om medlemmene og deres saker for å kunne yte medlemmene bistand. Det er kun advokater som har tilgang til slik informasjon.
NJ leverer regnskapstjenester til lokal- og konsernlag og benytter da Visma.net som driftes av Amesto Solutions AS. Amesto har ikke tilgang til informasjon i systemene.
NJs hjemmeside bygger på WordPress, og utvikles og driftes av Ideo Solutions AS. Opplysninger lagres på Ideos’ servere. Taushetserklæring er inngått med Ideo vedrørende informasjon. Gjennom Google Analytics har NJ tilgang til anonymisert brukermønster på siden.
Medlemmer melder seg på kurs, utdanning og journalistfaglige konferanser via skjemaer på NJs hjemmeside. Vi er i ferd med å automatisere dette mer gjennom medlemsportalen «Min Side». I begge tilfeller vil påmeldingene gå til kursansvarlige og informasjon deles ikke med tredjepart. Hvis det utarbeides offentlige deltakerlister, publiseres kun navn og arbeidssted.
Ved tildeling av vederlag fra Norwaco og STUP, ved streikeutbetaling og behandling av Arbeidsledighetskassen (PA-kassa) innhentes også medlemmenes kontonummer. For de to sistnevnte etterspørres også antall medlemmet forsørger. Denne informasjonen behandles fortrolig kun av aktuelle saksbehandlere.
For å kunne gi økonomisk stønad gjennom PA-kassa til medlemmer som mister sitt journalistiske arbeide, samt innvilge redusert kontingent for syke og uføre, innhentes i tillegg dokumentasjon på at medlemmet har mistet arbeidet. Denne informasjonen behandles fortrolig kun av aktuelle saksbehandlere.
NJs nyhetsbrev sendes regelmessig ut til våre medlemmer pr e-post. Medlemmer kan reservere seg mot slike utsendelser.
NJs personvernrådgiver er Vibeke Lærum: vibeke.larum@nj.no