Norsk Journalistlag

Arbeidsgivers pålegg om bruk av hjemmekontor er en direkte følge av myndighetenes tiltak og beslutninger i forbindelse med koronaepidemien.

Det har vært uklart om «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem» da gjelder. Vanligvis har arbeidstaker frammøteplikt på det avtalte arbeidsstedet, og arbeidsgiver kan ikke pålegge hjemmekontor uten etter avtale. Tilsvarende at arbeidstaker ikke kan kreve hjemmekontor.

Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) har uttalt at hjemmekontor begrunnet i smittevernhensyn eller andre pålegg også faller inn under forskriften. Når det på forhånd ikke er inngått noen avtale om arbeid fra hjemmet, skaper det dermed uklarhet når verken arbeidsmiljøloven eller «hjemmekontor-forskriften» gir tilfredsstillende svar på hvordan arbeidsforholdet skal praktiseres.

Se hele forskriften i Lovdata: Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem

Forskriften skal revideres

Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) har bestemt at forskriften skal revideres og oppdateres. Det er spesielt det fysiske arbeidsmiljøet, psykososiale forhold, medvirkning, tillitsvalgte og verneombudets rolle, arbeidstid samt Arbeidstilsynets rolle gjennomgangen ser på. Ifølge departementet tar de sikte på å sende forskriftsforslaget til høring om kort tid.

Dette gjelder på hjemmekontor som følge av koronatiltak

Inntil det foreligger en mer heldekkende forskriftsregulering av hvordan arbeidsforholdet skal praktiseres, er det viktig å huske på følgende:

• Avtalt arbeidstid og turnusordning gjelder i medhold av tariffavtalens bestemmelser.
• Husk å kreve ulempe og andre avtalte skjermingstillegg i henhold til sentrale og lokale avtaler.
• Arbeid utover avtalt arbeidstid er overtid og skal godtgjøres i henhold til gjeldende regler. Det kan være fornuftig å holde nærmeste leder fortløpende orientert om overtidsbruk.
• Arbeidsgiver har ansvaret for arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd og at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.
• Yrkesskadeforsikringsloven gjelder om skade inntreffer mens man er i arbeid på arbeidsstedet (hjemmekontoret).
• Arbeidsgiver plikter å utstyre arbeidstaker med utstyr og materiell som er nødvendig for at arbeidstaker kan oppfylle sine plikter etter arbeidsavtalen. Det omfatter så som bredbånd, pc, tastatur, skjermer og systemer.
• Arbeidsgiver har ansvaret for det psykiske arbeidsmiljøet som betyr nødvendig oppfølgning av den enkelte medarbeider i tillegg til å ha rutiner for å redusere risikoen for psykisk slitasje.
• Arbeidsgiver omfattes av plikten til internkontroll som innebærer kartlegging av og risikovurdering av fysiske og psykiske belastninger som kan oppstå som følge av hjemmekontor. I praksis kan det bety at arbeidsgiver må bidra til løsning av ergonomiske utfordringer såsom sørge for en fornuftig stol, skrivebord, støydemping osv.

Kan sjefen komme hjem til meg på hjemmekontoret?

Arbeidsgivers ansvar for den enkelte arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ikke borte ved at arbeidstakere arbeider hjemmefra. Videre skal verneombudets og arbeidsmiljøutvalgets arbeid også omfatte arbeidstakere på hjemmekontor så langt det er praktisk mulig.

Men arbeidsgiver og verneombud har ikke fri tilgang til arbeidstakers hjem for å påse at arbeidsforholdene er lovmessige. Tilgang til arbeidstakers hjem forutsetter samtykke. Oppfølgingen av arbeidsmiljøet vil derfor kreve at arbeidstaker aktivt medvirker og gir informasjon.

Kollektiv eller individuell avtale om hjemmekontor?

Forskriften om hjemmekontor gjelder ikke kortvarig eller tilfeldig arbeid, selv om ASD altså har bestemt at den gjelder for hjemmekontor begrunnet i smittevernhensyn.

Når arbeidshverdagen normaliseres etter koronatiden kan det være aktuelt for mange å fortsette med hjemmekontor, enten fordi arbeidsgiveren eller medarbeiderne ønsker det. Dersom arbeidsforholdet er av en slik art at faller inn under forskriftens virkeområde, skal det lages en avtale om hjemmearbeid. Dette er etter forskriften et individuelt anliggende. Men NJ mener at tillitsvalgte også kan etablere kollektive avtaler samtidig som det ikke fritar arbeidsgiver fra ansvaret som bl.a. følger av forskriften.

En avtale om hjemmearbeid skal minst omfatte:

• omfanget av hjemmearbeidet
• arbeidstid for hjemmearbeidet
• eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
• dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
• eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
• eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
• eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
• eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Dersom det er behov for veiledning i forbindelse med etablering av hjemmekontorordninger bør NJ kontaktes.

Skatterett er et svært komplisert tema, det gjelder også skattereglene for hjemmekontor. Under finner du beskrivelser av noen aktuelle temaer for hjemmekontorister. Skatteetaten har meislet ut egne regler som gjelder på hjemmekontor hvis du er pålagt hjemmekontor i forbindelse med koronautbruddet. Er du i tvil om reglene, så anbefales du å ta kontakt med Skatteetaten.

Kostnadsdekning av internett, telefon mv.

Ansattes mobiltelefon og internettilgang på hjemmekontor skattlegges normalt etter sjablongreglene for elektronisk kommunikasjon. Dette er skatt for bruk utenom arbeidstid. For eksempel skattlegges fri telefon dekket av arbeidsgiver etter en fast sjablong på 366 kroner per måned (4 392 kroner per år) uavhengig av den faktiske kostnad og den faktiske bruk. Dekning av kostnader til internett/bredbånd er omfattet av den samme sjablongen.

Men hvis du er pålagt hjemmekontor av arbeidsgiver i forbindelse med koronautbruddet, vil utgifter til elektronisk kommunikasjon kunne være skattefrie, «såfremt tiltaket er midlertidig og forholdsmessig». Skattedirektoratet har altså gitt unntak fra sjablongregelen som følge av koronautbruddet.

Skattedirektoratet begrenser likevel i praksis mulighetene for skattefritaket noe. I sin tolkning av reglene setter de som forutsetning for å få fritak fra fordelsbeskatningen, at man må ta av beløpsgrensen for gaver til ansatte. Dersom du skal ha fritak fra hele fordelsbeskatningen for EK-tjenester (366 kroner per måned = 4392 kroner per år) blir det bare kr 608 kroner igjen av rammen på 5000 kroner per år til ansatte.

Bruk av arbeidsgivers datautstyr privat

Privat bruk av datautstyr som er eiet arbeidsgiver, og utplassert på hjemmekontoret ditt, er skattefri når årsaken til utplasseringen er at du trenger utstyret i jobben. Med «datautstyr» menes stasjonær PC, bærbar PC og nettbrett, programvare og uselvstendig tilleggsutstyr som skriver eller skanner.

Les mer på Skatteetatens nettside: Om arbeidsgivers utplassering av datautstyr hos arbeidstaker.

Hjemlevering av mat på hjemmekontor

Utgifter til mat anses som en privat kostnad. Det gjelder også overtidsmat på hjemmekontor. Men servering av mat hjemme kan være skattefritt dersom bevertningen skjer i forbindelse med et velferdstiltak. Et velferdstiltak er «en ytelse som er egnet til å øke trivsel og samhørighet i bedriften. Alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften må være omfattet og tiltaket må være rimelig», ifølge Skatteetaten. Med et rimelig velferdstiltak ligger det at kostnaden må være rimelig i forhold til velferdstiltaket. Det er ikke satt noen beløpsgrenser for dette. Det er opp til arbeidsgiver å vurdere hva de anser for å være et velferdstiltak, og også når de ønsker å dekke bevertning til de ansatte.

Normalt vil man ikke vurdere at regelmessige, f.eks. ukentlige digitale frokoster, vil anses som et skattefritt velferdstiltak. Skattefrie velferdstiltak har normalt vært omtalt som tilstelninger, fellessamlinger, julebord, sommeravslutninger, feiringer osv.  Skattefriheten gjelder både ved hjemlevering av mat, og hvis du kjøper selv og får utlegget refundert.

Les mer på Skatteetatens nettside: Om skattemessig konsekvenser når arbeidsgiver dekker kostnader til hjemmekontor, utstyr, mat og reise ut fra hjemmekontoret i Skatteetatens prinsipputtalelse om hjemmekontor og skatt.

Fradrag for hjemmekontor

For en vanlig arbeidstaker vil eventuelle hjemmekontorkostnader inngå i minstefradraget, som for 2020 er maksimalt 104 450 kroner (1G). Det betyr at du må ha faktiske kostnader ut over dette for at det skal lønne seg å kreve fradrag for dem, i stedet for minstefradraget. For de fleste er fradrag for hjemmekontorkostnader derfor lite aktuelt.

Les mer på Skatteetatens nettside: Om skattemessig konsekvenser når arbeidsgiver dekker kostnader til hjemmekontor, utstyr, mat og reise ut fra hjemmekontoret i Skatteetatens prinsipputtalelse om hjemmekontor og skatt.

Les alt om bolig, hjemmekontor og skatt i Skatteetatens Skatte-ABC 2020.

Undersøkelsene som ble gjort i juni og desember viser at en økende andel medlemmer opplever en helsemessig slitasje som følge av korona-krisen. Dette gjelder særlig de som arbeider fra hjemmekontor og som har liten kontakt med kolleger og ledelse.

Undersøkelsen viser også at den løpende kontakten mellom ledere og ansatte og kolleger imellom har gått tilbake i løpet av halvåret mellom undersøkelsene. Dette er bekymringsfullt ettersom undersøkelsene viser en klar sammenheng mellom sosial kontakt, ensomhet og helse. I desember svarte en av tre av de som stort sett arbeider fra hjemmekontor at de sliter med psykiske reaksjoner, som angst, depresjon og utbrenthet. Alle disse stressreaksjonene er sterkt knyttet til ensomhet og savnet av sosial omgang i redaksjonen. Undersøkelsen viser også at bare halvparten av de som jobber fra hjemmekontor har fått det utstyret de behøver fra arbeidsgiver for å arbeide effektivt hjemmefra.

Her er 11 råd:

1. Digitale møter på avdelings-/gruppenivå

Ha planleggingsmøter o.l. med omtrent samme hyppighet som i en normalsituasjon. Dette er viktig både for jobben som skal gjøres og for opplevelsen av sosialt samvær og fellesskap. Lag gjerne sosiale treff som frokostkaffe eller felles fredagslunsj.

2. En-til-en-møter med leder

Nærmeste leder bør ha faste møter med medarbeiderne i avdelingen. Gjerne 15 minutter hver uke med åpen agenda.

3. Ha på kameraet på de digitale møtene

Kameraet bør som hovedregel være på i de digitale møtene med kolleger og ledelse. Dette erstatter ikke fysisk kontakt, men reduserer avstanden til kollegene. Det gjør det også enklere å fange opp om det er kolleger som har behov for sosial støtte ut over de organiserte møtepunktene.

4. Lag arbeidsteam med nye og erfarne ansatte

Mye kompetanseoverføring skjer helt naturlig når man jobber sammen om en sak. Fin måte å bli kjent på. Dette lar seg også gjøre på tvers av avdelingene.

5. Be flere jobbe sammen om små og store saker.

Det tvinger frem sosial kontakt i løpet av arbeidsdagen. I disse tider er fellesbyline et utelukkende pluss.

6. Bruke «storefri» med en kollega.

Det er helt innenfor å gå på tur i det fri. Ta med termos og et pledd. Tenk geografi fremfor avdeling slik at det er lett å møtes på «hjørnet». Følg opp denne oppfordring med hver enkelt.

7. Hjemlevering og andre velferdstiltak

Skatteetaten har åpnet for at arbeidsgiver kan spandere hjemlevering av mat og drikke til de ansatte. Vel og merke så lenge dette er et velferdstiltak som «er egnet til å øke trivsel og samhørighet i bedriften.»

(Se mer om hjemlevering i skatterådene over, og i Skatteetatens prinsipputtalelse om hjemmekontor og skatt)

8. Vær raus med oppmerksomhet mot medarbeidere nå

Hvis noen fyller et halvrundt år, send en blomst. Sliter noen med å stå opp, send en morgenkaffe på døren. Og følg opp med en hyggelig SMS. Dette er ikke tiden på å være gjerrig på oppmerksomhet. Det samme gjelder faglige tilbakemeldinger. Vi oppmerksomhet og gi hverandre ros!

9. Miljøforandring kan være av det gode

Hjemmekontor-situasjonen åpner for at man kan jobbe fra helt andre steder enn hjemme – for eksempel en hytte – der jobb, fysiske og lystbetonte aktiviteter kan kombineres.

10. Tilrettelegg for alternativ til hjemmekontor.

Ikke alle har en hjemmesituasjon som gir gode arbeidsforhold over tid. Det kan være mange grunner til det – og de kan gi langvarige problemer både for journalisten og familien. Arbeidsgiver bør derfor finne andre løsninger for medarbeidere som hverken kan arbeide på kontoret eller fra hjemmekontor.

11. Bedriftshelsetjenestens tilbud om oppfølging.

Bedriftshelsetjenesten bør ha tilbud om ulike former for oppfølging av medarbeiderne i en situasjon som denne. Det kan være tilbud om fysioterapi, psykolog eller andre helsemessige behov.

Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at du har tilfredsstillende utstyr til å jobbe hjemmefra. (Se egne punkter over om dine rettigheter). Ta saken opp med verneombud eller tillitsvalgte dersom dette ikke er tilfelle.

Her er råd som er gitt VGs medarbeidere om utforming og tilpasning av hjemmekontor:

1. Bruk eksternt tastatur. Da får du mer gunstig avstand mellom fingre og bedre sittestilling.
2. Pass på at det blir riktig avstand og vinkel til skjerm.
3. Sørg for å sitte ved et bord og med en stol, som gjør at du får ca 90 graders vinkel fra albuen og inn når underarmen hviler lett mot underlaget. Det beste er selvfølgelig om du har hev- og senk stol, og evt. også hev- og senk bord, men du kan også bruke puter o.l. for å få ønsket høydeforhold mellom bord og stol.
4. Ta jevnlige pauser, trekk skuldrene bakover, og gjennomfør gjerne noen tøyningsøvelser.
5. Mange opplever også at rullemus og underarmstøtte bidrar til å holde armer, skuldre og nakke fri fra plager.
6. Sørg for å få tilstrekkelig med søvn, hvile og mat gjennom døgnet.

1. Hold fysisk avstand – minst 1 meter.
2. Unngå all fysisk kontakt – for eksempel håndhilsning og klemming.
3. Gjør intervjuer o.l. utendørs eller i store rom.
4. Begrens antall tilstedeværende i intervjusituasjonen til et minimum.
5. Overhold begrensningen om å gi utenforstående adgang til redaksjonslokalene. Gjør intervjuene andre steder hvis det er praktisk mulig.
6. Begrens tiden dere er sammen til et minimum. NRK operer med en maksgrense på 15 minutter i samme rom.
7. Vær spesielt varsom i møte med smittede og folk i karantene. Unngå innendørs reportasjer på sykehus og andre steder der risikoen for smitte er høy.
8. Rengjør utstyr som er blitt eksponert for mulig smitte med sprit/antiback etter bruk. Det gjelder både personlig utstyr og fellesutstyr.
9. Vær spesielt nøye med personlig hygiene.
10. Unngå reiser ut over det som er absolutt nødvendig for å få gjort saken. Reiser bør avklares med nærmeste/overordnet leder.